Codice fiscale e assunzioni: guida pratica per chi assume

Il flusso corretto in tre passi

Quando assumi un collaboratore — che sia un dipendente, una colf o una badante — il codice fiscale serve per il contratto, la busta paga e le comunicazioni obbligatorie. Il flusso sicuro è questo:

Chiedi il codice alla persona, meglio se con una copia del documento (tessera sanitaria o documento d'identità): mai fidarsi di un codice dettato a voce o scritto a mano senza riscontro.
Controlla la coerenza formale con il nostro strumento di verifica: struttura, data possibile, carattere di controllo. Se qualcosa non torna, è quasi sempre un errore di trascrizione — fallo ricontrollare sul documento originale.
Per conferme con valore reale (esistenza del codice, corrispondenza con i dati della persona), usa i servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate: sono l'unica fonte che conta davvero.

Cosa NON fare

Non ricalcolare il codice "per correggerlo". Se il codice sul documento della persona differisce dal tuo calcolo, il documento vince: la differenza è quasi sempre omocodia o una registrazione storica diversa. Usare il tuo calcolo al posto del codice ufficiale crea problemi, non li risolve.
Non scartare un codice perché "contiene lettere". Le lettere di omocodia sono normali e il codice è valido: aggiornare i vecchi gestionali che le rifiutano è un problema IT, non del lavoratore.
Non chiedere dati in eccesso. Per la verifica ti servono il codice e il documento: non archiviare dati che non ti servono.

Collaboratori nati all'estero

Con colf, badanti e lavoratori stranieri, gli intoppi più comuni sono: traslitterazione del nome diversa tra documenti (ogni grafia dà un codice diverso: conta il documento presentato), luogo di nascita da trattare come Stato estero (mai "indovinare" un comune italiano), e omocodia più frequente. Se il lavoratore non ha ancora un codice fiscale ufficiale, va richiesto all'Agenzia delle Entrate per tempo, in vista dell'assunzione: la sezione estero e la guida per stranieri spiegano come.

Domande frequenti

Il codice del collaboratore non passa la verifica formale: cosa faccio? Fallo ricontrollare sul documento originale, carattere per carattere: quasi sempre è un errore di trascrizione (spesso l'ultimo carattere). Se il documento riporta davvero quel codice e la verifica lo boccia, la persona deve rivolgersi all'Agenzia delle Entrate.

Posso conservare le copie dei codici fiscali dei dipendenti? Sì, per gli adempimenti di legge (contratti, buste paga, comunicazioni): sono dati necessari al rapporto di lavoro. Conservali con le tutele previste per i dati personali e solo per il tempo necessario.

Un candidato non ha il codice fiscale: posso assumerlo comunque? No: il codice serve per il contratto e le comunicazioni obbligatorie. Va richiesto all'Agenzia delle Entrate per tempo, in vista dell'assunzione; per i casi urgenti, verifica con l'Agenzia le opzioni più rapide disponibili.

Il gestionale rifiuta i codici con omocodia: come lo gestisco? È un limite del software: i codici con lettere di omocodia sono validi e vanno accettati. Contatta il fornitore del gestionale per l'aggiornamento; nel frattempo, non chiedere al lavoratore di "farsi cambiare" un codice che è corretto.